Dématérialisation

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On entend généralement par dématérialisation le fait de transformer un flux de documents, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux et traitements numériques. En vue d'atteindre cet objectif, la dématérialisation cherche à traduire électroniquement la valeur juridique des documents.

Exemples :

dématérialisation des factures (invoice processing) ;
dématérialisation des flux monétaires (exemple pour les chèques dont la formule papier ne circule entre les banques mais seulement l'image chèque (image numérique). la dématérialisation est intervenue en 2002 avec la mise en place de l'EIC (Echange d'Image Chèque)) ;
dématérialisation des marchés publics ;
dématérialisation des valeurs mobilières (compte titres).

Sommaire

1 Les étapes de la transformation
2 Le vocabulaire courant
3 Dématérialisation
4 Comportement des fournisseurs vis-à-vis de la dématérialisation de factures fiscales
5 Annexes

[modifier] Les étapes de la transformation

Numérisation des documents,
Archivage des documents numérisés,
Intégration des étapes de l'évolution du document,
Notarisation : certification des étapes de l'évolution du document.

[modifier] Le vocabulaire courant

un certificat d'identité numérique permet d'identifier les intervenants au cours du processus (cf. signature numérique),
un horodatage, timestamp, garantit l'heure et la date à chaque étape du traitement.

[modifier] Dématérialisation

L'espace de confiance distant : les documents et les étapes de leur traitement sont centralisés sur un serveur tiers
L'enveloppe numérique : l'utilisateur conserve ses documents au sein d'une enveloppe numérique qui intègre une fiche de suivi dont chaque étape est certifiée par un tiers.

Qu’est-ce qu’une facture fiscale dématérialisée ?

La facture est un document établi par le vendeur et adressé au client à la suite d'une vente. Elle est obligatoire dans le cas d’une vente entre entreprises et déclenche le règlement des biens et des services objets de la transaction.

Quelle que soit sa forme, la facture doit au moins comprendre les informations suivantes relatives aux acteurs et à la nature de la transaction:

Nom, adresse et numéro de TVA de l’émetteur et du client
La date de délivrance
Un numéro unique, séquentiel et continu
La quantité, la dénomination et le prix unitaire hors taxe des biens livrés ou des services rendus, ainsi que le taux de TVA correspondant
Les rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et directement liés à l’opération
Les montants totaux hors taxe, TTC et de TVA

Pour l’administration, la facture sert de preuve à la transaction et permet de contrôler le montant de la TVA à acquitter et les prix pratiqués. D’un point de vue juridique, elle constitue une preuve de la transaction commerciale. C’est pourquoi elle doit être conservée 6 ans (contrôle fiscal) et 10 ans (litiges commerciaux).

Dans les secteurs habitués à utiliser les échanges de données informatisés (EDI), tels que l’automobile, la banque ou la grande distribution, il est courant, en parallèle du flux papier, d’envoyer une facture électronique. Toutefois, seul le flux papier a ici valeur probante aux yeux de l’administration et de la justice.

Depuis juillet 2003, l’admission d’un écrit sous forme électronique au même titre qu’un écrit classique est consacrée à la double condition que son auteur puisse être identifié et que l’intégralité de son contenu soit garantie lors de sa rédaction et pérennisée dans sa conservation. Cette facture électronique fiscale peut être un document non structuré, tel qu’un PDF signé, ou un message structuré, par exemple de type EDI.

Dans le cas de transactions intra-communautaires, c’est la législation du pays d’origine du fournisseur qui s’applique. Un fournisseur de fleurs des Pays-Bas peut donc dématérialiser la facture selon la législation néerlandaise, alors que son confrère niçois doit le faire selon la législation française. À cela s’ajoute bien entendu la négociation commerciale entre les parties qui peut aboutir à définir un flux basé sur la législation la plus contraignante des deux, sous réserve qu’elle reste compatible avec celle du fournisseur.

[modifier] Comportement des fournisseurs vis-à-vis de la dématérialisation de factures fiscales

En tant qu’émetteurs de factures, les fournisseurs sont l’élément clé du processus de dématérialisation de factures dans le cadre déterminé par la législation. Or, en 2007, MARKESS International constate que dans la majorité des cas, le principal élément qui pousse les fournisseurs à dématérialiser fiscalement leurs factures est lié aux demandes formulées par les clients dans ce sens, voire aux pressions exercées par eux. Pourtant, d’autres catalyseurs pourraient favoriser une adoption plus massive de la dématérialisation fiscale par les fournisseurs, comme le citent les principaux intéressés :

Une plus grande clarté des législations en vigueur, au niveau français, mais également dans le cadre de factures sortantes ou émises vers des clients basés en Europe, voire dans d’autres pays du Monde. Les fournisseurs demandent à mieux connaître les règles définies par l’administration fiscale (en matière de formats, d’archivage, etc.) afin d’être sûrs de les respecter ;
Une véritable standardisation des formats de dématérialisation de factures, étendue au niveau européen, voire la mise en place d’un format universel de factures reconnu par tous ;
Des solutions moins coûteuses, notamment dans leur mise en oeuvre.

De leur côté, les entreprises en position de clients rejoignent leurs fournisseurs sur la standardisation des formats et le coût des solutions. Elles estiment également que d’autres facteurs pourraient pousser les fournisseurs à dématérialiser fiscalement leurs factures sortantes :

La mise en place d’une incitation fiscale, voire d’une législation obligeant les entreprises à dématérialiser fiscalement les factures ;
Une plus grande simplicité tant en amont dans les règles, les procédures à suivre que lors de l’installation et l’utilisation des solutions de dématérialisation ;
La fourniture de contreparties aux fournisseurs par les clients eux mêmes, telles que le respect ou le raccourcissement des délais

contractuels de paiement.

MARKESS International remarque qu’aucun fournisseur n’a spontanément cité l’accompagnement et la formation comme des éléments accélérateurs d’un projet de dématérialisation fiscale de factures. Pourtant, en fonction du comportement adopté par les fournisseurs vis-à vis de la dématérialisation fiscale de factures, la mise en place d’actions favorisant leur adhésion à de tels projets s’avère fréquemment indispensable. Ainsi, près d’un tiers des entreprises interrogées précisent en effet avoir mis en place ou bénéficié, selon qu’elles sont en situation de clients ou de fournisseurs, de telles actions. L’accompagnement au projet de dématérialisation, la formation des fournisseurs, le conseil, l’aide à la mise en place de la dématérialisation arrivent en bonne place de ces actions. Il n’en reste pas moins que certains clients ont recours à des moyens plus coercitifs tels que l’inscription de la dématérialisation fiscale dans les conditions générales associées aux processus achats, la dématérialisation devenant une condition sine qua non pour travailler avec certains clients, voire les garder en tant que clients.